La funcionalidad que posee el Servicio de Software de Zoho CRM, permite el desarrollo completo de un proceso de venta desde el contacto con un prospecto o contacto calificado (que puede ser generado por las funciones de Automatización de Mercadeo de Zoho CRM), hasta la facturación de un producto o servicio, pasando por la cotización, propuesta y pedido.

Zoho CRM suministra interesantes herramientas a la fuerza comercial y al nivel de dirección, tales como Generación y Calificación de Prospectos, Análisis de Pronóstico de Ventas (Pipeline), Análisis de Proceso de Ventas, Análisis de Competencia, Administración de Cuotas de Venta, Reportes y Tableros de Control. Este tipo de herramientas permiten controlar y focalizar los esfuerzos en las oportunidades de ventas que mayor potencial pueden tener. Así mismo permiten mantener un control en el Ciclo de Vida del Cliente (prospecto - acquisición - conversión - retención - lealtad) y no tanto solo en la venta, lo cual a largo plazo representará mayor beneficio para la organización.

Los principales procesos de negocio que se administran adecuadamente con Zoho CRM en ventas son:

1. Administración de Prospectos
2. Administración de Oportunidades
3. Administración de Cuentas
4. Administración de Contactos
5. Administración de Actividades de Ventas
6. Proyección de Ventas
7. Cotizaciones Comerciales

Veamos a continuación al alcance de Zoho CRM para apoyar cada uno de estos procesos

1. Administración de Prospectos

• Seguimiento desde que se genera un contacto calificado, hasta que se convierte en una oportunidad de negocio
• Captura de prospectos directamente del Sitio Web de la empresa, a través del uso de formualrios llamados Web-to-Lead-forms, los cuales son parametrizados en Zoho CRM
• Importación de la información de potenciales prospectos de diferentes fuentes de información, en diferentes formatos (bases de datos, hojas electrónicas, etc.)
• Parametrización de reglas de asignación de los prospectos calificados a la fuerza comercial
• Calificación de prospectos para asignarlos a las siguientes fases del proceso comercial, hasta convertirlos en oportunidades concretas de negocio
• Personalización de la administración de prospectos (en escenarios de negocios B2B y B2C), de acuerdo con los procesos de negocio de su organización
• Integración con el servicio de comunicaciones Skype, el cual es muy popular hoy en día para mantener comunicaciones comerciales
• Uso de reportes y tableros de control, con información en linea del estado de avance de cada prospecto
• Posibilidad de exportar la información de prospectos a otras herramientas para análsis más detallados

2. Administración de Oportunidades

• Haga un seguimiento completo de cada oportunidad de negocio, desde su creación hasta el cierre
• Facilidad de importación de oportunidades de venta de otros sistemas tipo ERP o CRM
• Asociación de Oportunidades con Cuentas, Contactos, Actividades y otros módulos de Zoho CRM, con el objetivo de tener una visión integral de 360^o del cliente.
• Seguimiento a las actividades de los competidores en cada una de las oportunidades
• Análisis del estado de avance de cada una de las oportunidades de negocio y probabilidad de ganancia
• Uso de gráfico de "Embudo" de acuerdo con el estado y probabilidad de cierre de cada oportunidad, lo cual permite visualizar rápidamente el estado general de las oportunidades comerciales
• Alertas a las personas indicadas dentro de la organización cuando una oportunidad se gana
• Paramterización de Flujos de Trabajo (Work Flow) para procesos de escalamiento, para evitar cuellos de botella en el proceso comercial
• Generación de cotizaciones, pedidos y facturas con base en las oportunidades
• Exportación de oportunidades a softeware de hojas electrónicas para realizar análisis más profundos y identificar aspectos especiales del comportamiento de las oportunidades

3. Administración de Cuentas

• Facilidad para el seguimiento a cada Cuenta, la cual corresponde a una empresa u organización y elementos relacionados con ellas, como pueden ser Contactos, Oportunidades, Casos de Servicio y otros elementos
• Manejo de relaciones entre cuentas, lo cual permite modelar grupos de empresas, holdings, etc.
• Administración de cotizaciones, pedidos y facturas para cada cuenta
• Seguimiento al comportamiento de compra del cliente e identificación de oportunidades de Up-Selling y Cross-Selling
• Identificación de referidos por cuentas y contactos para promoción de productos y servicios
• Registro histórico de todas las interacciones con la cuenta
• Exportación de cuentas a hojas electrónicas para desarrollo de análisis más detallado

4. Administración de Contactos

• Los Contactos corresponde a las personas asociadas a una Cuenta, que generalmente equivale a una empresa. El sistema permite un seguimiento detallado de cada uno de los contactos y su relación con otros elementos del sistema como las cuentas, oportunidades, casos de servicio, etc.
• Administración de relaciones y jerarquías entre contactos. Esto permite tener una mejor idea de la estructura al interior de las cuentas y conocer con quien se está tratando
• Importación de contactos de otras fuentes de información y de otros sistemas de bases de datos
• Parametrización de reglas que permiten la asignación automatica de contactos a la fuerza comercial
• Expoetación de contactos desde Zoho CRM a hojas electrónicas y otros sistemas de información
• Sincronización de contactos entre Zoho CRM y Microsoft Outlook, utilizando la herramientas llamada Zoho CRM Outlook Plug-in.

5. Administración de Actividades de Ventas

• Registro de los contactos vía correo electrónico con los clientes. El sistema permite almacer todos los mails que sean de importancia para la relación comercial
• Almacenamiento en la base de datos de Zoho CRM de todos los detalles de reuniones y llamadas con clientes y prospectos
• Administración de calendario y de todas las tareas asignadas para desarrollar interacciones con los clientes
• Posibilidad de invitar otros usuarios de Zoho CRM, prospectos y contactos a eventos públicos
• Parametrización de eventos periódicos con frecuencias diaria, semanal, mensual o anual

6. Proyección de Ventas

• Estimación del potencial total de venta que se puede generar en un periodo determinado
• Análisis del cumplimiento de cada uno de los funcionarios de la fuerza comercial de las metas de ventas
• Posibilidad de proyectar el potencial de ventas para los próximos periodos con base en el registro de las oportunidades dentro del sistema
• Creación de reportes de proyección de ventas y tableros de control totalmente personalizables

7. Cotizaciones Comerciales

• Seguimiento detallado a las cotizaciones presentadas a prospectos
• Creación y actualización de cotizaciones
• Manejo de diferentes listas de precios para ser aplicadas en la creación de cotizaciones
• Personalización de formatos de impresión de cotizaciones y posibilidad de enviarlas a través del sistema de correo electrónico
• Manejo de múltiples direcciones como la dirección de envío y la dirección de facturación
• Personalización de las cotizaciones de acuerdo con los requerimientos de los clientes